【要知識】表計算ソフトって気配りが必要なのね
表計算ソフトのEXCELを使って表を作成した。
先輩に作成した表をモニタで確認してもらったところ、
「配慮が足らないな」と指摘を受けた。
作成した表も内容も配色も問題はないのになぜ配慮が足らないと言われたのだろうか？
過去の実際のやりとりです。質問されたら参考に答えてください。
A君は、飲食チェーン店のサービス調査の結果を表にしたのであり、先輩が言ったのは「全体的に配慮の点数が低い店が多いな」という意味でしたか？
NO 表計算ソフトの使い方に絞りましょう
表を印刷して見せていても同じ指摘を受けていましたか？
YES 印刷した結果は関係ないからです
要知識はEXCEL知識ですか？
YES EXCEL等の表計算ソフトです
名前がBOOK1.xlsだったので名前をちゃんとつけなさいと言われましたか？
NO モニタで表を見てからの指摘ですので、その場合はもっと先に指摘されるはずですね
先輩にモニタで確認してもらった、とは、先輩に自分のPC前まで来てもらって見せたということですか？
YES 先輩自体のPCで開いても同じ指摘になるはずです
どんな表を作ったかは重要ですか？
NO
先輩はAくんが作成した表の内容について配慮が足りない、といったのではなく、Aくんの表の作り方について、配慮が足りない、といったのですか？
YES つまり。。。
表の値を全部直打ちしたので、ちゃんと参照を使えよと言われましたか？
NO 先輩は結果として出された表しかみてませんので、打ち直しは
Aくん以外にEXCELを使って表を見たり編集したりする人に対しての配慮が足りない、ということですか？
YES いいとこきてます
全体的に文字が小さかったので、老眼の先輩には見づらかったですか？
NO それなら画面上で拡大すれば良いだけなのでｗ
Aくんが作成したsheetは一つのみですか？
YES 作った表はseet1だけとしましょう
作成した表はAくん以外の人も編集可能ですか？
YES
最新バージョンのソフトを使ったので、古いソフトしか持っていない人は読み込めないですか？
NO 同じ画面を見ているので、ファイルのオープンは考えなくていいです
ヒントより 印刷範囲の指定をしていませんでしたか？
NO もっと根本的な。。。
一つのセル内に改行せずに長文を書いていたのでとても読みづらいですか？
NO もっと根本的な。。。
罫線のつけ方が悪かったですか？
NO もっと根本的な。。。
ヒントのイルカを表示したままだったので経験者は反射的に苛つきますか？
NO Windows7くらいからもう出ない気がするｗ
印刷前のプレビュー表示機能がOFFのままでしたか？
NO プレビューって信用しています？
印刷プレビューは関係ありますか？
NO 先輩はプレビュー信用していません
Aくんは表を作ったものの、作った表の保存をしていませんでしたか？
NO 同じ画面を見ているので、そこは考えなくていいです
Aくんは表を作ったものの、作った表の保存をしていませんでしたか？
NO 同じ画面を見ているので、そこは考えなくていいです
横長に作ってしまったので、印刷するとおかしなところで切れてしまいますか？
NO
セル幅が狭かったですか？
NO たぶん先輩にひどく叱られますｗ
表がスクロールなしの位置画面に収まっていないと気が済まない先輩ですか？
NO そこは拡大縮小すればいいだけなので、指摘するほどの内容ではないですね
右下のあれを「標準」から「ページレイアウト」にしていませんでしたか？
NO どっちでも同じ指摘を受けますね
プリンターに紙が０でしたか？
NO 画面の表関係なくなってるしｗ
白黒印刷しますか？
NO 会社によってはカラー印刷禁止とかありますが、今回は色は関係ないですね
一つセルが指定状態で色反転しいたのでこのままだと指定セルだけが印刷されてしまいますか？
NO それであれば、プレビュー確認しておかしくなることに気付けるはずですね
Aくんはヘッダーを考えずにC3くらいから表を作りましたか？
NO それなら指摘しなかったんです
一番左上のセルからデータが入力されていなかった、ですか？
NO それなら指摘しなかったんです
A1のセルからでなく、空白の行や列を残したまま、中途半端なところで表を作りましたか？
NO それなら指摘しなかったんです
反対にA1からつくったからAくんは注意されたのですか？
YES ではなんででしょう？
Aくんは一番左上のセルからデータを入力し始めましたか？
YES ではなんででしょう？
フッターを考えたほうが良いですか？
NO
端っこのデータは印刷時に切れることがあるからですか？
NO 先輩が画面だけ見て指摘したことに着目してください
ひょっとしてこの会社は印刷設定の余白を使わず、セルの幅でマージン調整を行っていますか？
NO 先輩が画面だけ見て指摘したことに着目してください
本文がヘッダー領域と重なっていましたか？
NO
改行とか画像挿入を駆使して、表を丸ごとA1のなかに作り上げましたか？
NO 先輩に叱られますねｗ
印刷時にズレる可能性があるというのが、先輩の指摘した、配慮の足らない点ですか？
NO 先輩は欠けていないことをかくにんしたいのです
列幅が足りなくて、####ってなってる行がありましたか？
NO さすがにA君も気付くはず、気付いてなければ叱られるｗ
列番号の1.2.3.…を表の番号がわりにつかってましたか？
NO 先輩は欠けていないことを確認したいのです
縮小して全体を表示していなかった、ですか？
24と同じで拡大縮小するだけです
足りないのは凡例ですか？
NO もっと根本的な。。。
ウインドウを死ぬほど小さくして表示しましたか？
NO 先輩に見せる気があるのかと殺されるｗ
フォントは重要ですか？
NO
表ではなくてグラフだとしても成立する問題ですか？
YES 配置場所にもよりますが
データをA１から書いたので，表のタイトルが抜けていましたか？
NO 確かにタイトルなしは配慮に欠けますが、表自体がきちんとできていることをみせる配慮とお考えください
フィルターを設定していなかったからですか？
NO
核心表をA1から書いたので、外枠が消えていても気づかない可能性がありますか？
YES！！ 先輩はそれを指摘しました
A1に入れるべき内容が足りなかったので叱られましたか？
NO
企業秘密内容じゃろがパスワードかけんかい！ですか？
NOｗ
答え
「一番上の行、一番左端の列は空けて表を作成する」というのがあります。
これは、作成ソフトの画面の端の行列は表線が表示されないからです。
印刷確認画面でも印刷サイズや利用しているプリンタによっては、
線は表示されたりされなかったりと確実な目視確認ができないため、
１行目、１列目は空けて表の線が欠けていないことを
見えるようにしておくマナーを知らなかったからＡ君は画面端に表を作成してしまったため、配慮が足らないと言われたのでした。
私も昔は言われましたｗ
他にも表計算ソフトの作成マナーは実はいっぱいあるんですけどね。
参加者に解説を表示中。各自が封を開けます。
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